Défi de la semaine : Alléger votre agenda en identifiant au moins une tâche récurrente à déléguer

Êtes-vous perfectionniste ? Avez-vous du mal à lâcher prise ? Votre crédo est-il « on n’est jamais mieux servi que par soi-même » ? Alors vous êtes très certainement débordé(e). Je me trompe ?

Pour retrouver du temps pour soi, ralentir la course folle du quotidien, rien de tel que de cesser de vouloir tout faire soi-même ! Cela vous semble impossible ? Relevez donc le défi de cette semaine et vous découvrirez à quel point cela peut être bénéfique ! 

IDENTIFIEZ DANS VOTRE QUOTIDIEN AU MOINS UNE TÂCHE RÉCURRENTE À DÉLÉGUER

  • Pourquoi déléguer ?

La délégation est le transfert d’une tâche ou d’une mission, que vous accomplissez habituellement vous-même, à une autre personne. Dans la situation qui nous intéresse, la délégation vous est proposée pour vous décharger et optimiser la gestion de votre temps. Mais ne vous y trompez pas : la délégation va bien au-delà. Le délégataire, c’est à dire la personne à qui vous déléguez, pourra développer de nouvelles compétences, augmenter son autonomie, accroître sa confiance en lui (pensez aux enfants invités à participer aux tâches ménagères, par exemple). Au bout du compte, ce seront l’organisation et le fonctionnement de l’équipe ou de la famille dans son ensemble qui seront optimisés. Alors ne culpabilisez pas : une bonne délégation bénéficie à tout le monde !

  • Quoi déléguer et à qui ?

En examinant les tâches qui encombrent votre agenda, vous devrez réfléchir aux compétences requises pour les exécuter. Je suis sûre qu’au travail comme à la maison, vous allez rapidement pouvoir identifier des tâches qui requièrent des connaissances et compétences que d’autres possèdent ou peuvent facilement acquérir autour de vous. Il n’est donc pas indispensable que ce soit vous qui les accomplissiez. Un proche collaborateur pourra sûrement mener tel projet à bien, avec vos indications et conseils. Vos enfants pourront sans l’ombre d’un doute participer activement au ménage, chacun à hauteur de ses capacités, et si vous présentez bien la chose, vous pourriez bien être surpris à quel point leurs nouvelles responsabilités pourraient finalement leur sembler gratifiantes ! Pour une délégation réussie, il faut simplement garder en tête quelques principes directeurs. 

  • Comment organiser une délégation réussie ?

1 – Positivez et valorisez la situation

Vous êtes perfectionniste, vous avez du mal à laisser faire les autres. Ok, mais lorsque vous présentez votre offre de délégation, n’étouffez pas votre interlocuteur avec des phrases anxiogènes du genre : « ça va être difficile mais tu vas bien y arriver ».  De donnez pas non plus l’impression c’est du haut de votre autorité que vous redistribuez les tâches : « tu laves la vaisselle, un point c’est tout » n’est sans doute pas un bon départ pour une délégation réussie !

Au contraire, expliquez pourquoi vous pensez qu’il est dans l’intérêt de tout le monde de répartir les tâches différemment. Soulignez à quel point, elles sont importantes pour le groupe. Montrez que c’est parce que vous avez confiance en votre délégataire, que vous lui confiez cette mission, parce que vous le savez parfaitement capable de faire le job. Vous lui direz donc quelque chose comme : « c’est un beau challenge et tu disposes de toutes les capacités pour le relever. » Et pour finir, un petit « je suis occupé(e) à autre chose mais si tu as besoin, je suis là… » permettra à votre délégataire de se sentir en sécurité. En affirmant votre disponibilité, vous le rassurez et vous lui permettrez d’aborder sereinement les tâches déléguées, même si elles lui sont totalement nouvelles. Indirectement vous lui donnez aussi le droit à l’erreur et à l’apprentissage, puisque vous serez là pour le soutenir en cas de besoin.

2 – Mettez les choses par écrit

Pour une délégation optimale, je vous conseille de mettre les choses par écrit.  Sorte d’« accord de délégation », de « contrat », un tel document pourra détailler les tâches déléguées, l’étendue du pouvoir de décision que vous transférez, le temps alloué pour exécuter la tâche concernée, la périodicité (s’il s’agit d’une tâche récurrente), le résultat attendu… L’important est que les choses soient parfaitement claires, pour vous comme pour le délégataire. A la maison, un tableau épinglé sur le frigo, décrivant les tâches confiées à chacun (y compris vous) peut être très stimulant pour l’ensemble de la famille !

3 – Lâchez prise !

Rien de pire pour quelqu’un à qui vous avez délégué une tâche que de vous sentir sans arrêt au-dessus de son épaule. Déléguer, cela veut dire laisser la personne agir, pour qu’elle puisse se sentir responsable de ce qu’elle fait. Et comme déjà souligné plus haut, accordez lui le droit à l’erreur, c’est indispensable.

4 – Contrôlez, mais avec modération 

Évidemment la délégation ne veut pas dire que vous allez vous désintéresser de la tâche une fois transmise à quelqu’un d’autre ! Mais ne soyez pas non plus tatillon et omniprésent. Laissez le délégataire agir. Vous le suivrez simplement « de loin », tel un guide bienveillant qui reste à disposition en cas de besoin.

Si la tâche déléguée s’étend dans le temps, des bilans d’avancement intermédiaire peuvent être utiles : invitez votre délégataire à informer sur ce qu’il fait et questionnez-le pour vérifier que tout va bien : « Tu as fait ça, super ! As-tu aussi pensé à ça …? ». Vous validerez ainsi ce qui est déjà fait et assurerez le succès de ce qui reste à faire.

5 – Et finalement, sachez gérer les difficultés

Alors là, surtout ne vous laissez pas aller à la tentation de reprendre la main dès que quelque chose cloche dans l’exécution de la tâche déléguée. C’est souvent la principale raison d’une délégation avortée, car votre attitude sous-entend que vous ne faites pas réellement confiance au délégataire et même que vous le croyez finalement incapable de réussir, puisqu’à la première difficulté vous retirez la délégation. Donc, ne résolvez pas le problème à sa place, mais guidez-le dans sa résolution. Et ne confondez pas « difficultés » et « autre manière de procéder » :  acceptez que le délégataire puisse s’y prendre autrement que vous l’auriez fait. Peu importe, seul devrait compter le résultat.

Voilà, vous avez tout en main pour mettre en place une bonne délégation. Vous verrez, ce n’est pas si compliqué. Alors, qu’allez-vous déléguer pour relever le défi de cette semaine ?

Défi de la semaine : Identifier votre principal voleur de temps et le neutraliser

Voilà donc le premier défi que je vous propose pour 2019 : dépister et neutraliser votre principal voleur de temps. Voyons de quoi il s’agit.

Votre temps est précieux, c’est la seule chose que vous ne puissiez ni renouveler, ni acheter, ni emprunter. Mais vous pouvez le perdre ! Et surtout, on peut vous le voler !

Les voleurs de temps sont des malfrats particulièrement actifs et efficaces ! Et malheureusement, dans votre “zone de confort”, ils vous sont souvent devenus tellement familiers, que vous en oubliez de les pourchasser.

Et du coup, ils se servent tranquillement dans votre réserve de temps, et pompent et pompent…. Pire que les shadocks !

Mais qui sont donc ces voleurs de temps ?

Ce sont toutes les activités ou personnes qui vous prennent du temps alors que :

  • vous n’aviez pas du tout prévu de vous y consacrer
  • ce qu’ils vous font faire n’est pas du tout productif
  • ce qu’ils vous font faire est peut-être plaisant, mais sans aucun rapport avec vos priorités.

Comment faire pour les dépister ?

Ce n’est pas toujours facile de les débusquer. Ils se déguisent et prennent l’allure de gens/choses qui nous veulent du bien.

Mais voilà quelques astuces pour voir clair dans leur jeu :

  • notez, durant quelques jours, les activités/événements qui vous ont le plus occupé(e) et demandez-vous si cela était prévu et/ou utile : si vous répondez non aux deux questions, vous avez probablement mis le doigt sur un “voleur”
  • parmi vos tâches prévues et/ou utiles, demandez-vous si c’était vraiment à vous de les mener à bien et/ou si elles étaient vraiment indispensables (c’est à dire en lien direct avec vos priorités) : encore une fois, si vous répondez non aux deux questions, gare au voleur !
  • enfin, notez les interruptions que vous avez subies dans vos tâches/activités normales et demandez-vous si elles étaient justifiées et/ou indispensables pour vous (et je dis bien “pour vous”, car pour l’auteur des interruptions, elles le sont toutes…) : vous l’aurez deviné, si là aussi vous répondez non, vous avez probablement encore repéré un voleur.

Comment réagir une fois un gros voleur dépisté ?

Eh bien, il faut l’empêcher de nuire. Aha !

Là, difficile de vous donner une recette unique. Tout dépendra de la nature du voleur. Par exemple, si l’auteur du vol est une mauvaise habitude de votre part, votre défi sera de la changer (voir mon article “Comment changer enfin ses mauvaises habitudes, en 3 étapes clés”).  S’il s’agit d’une personne vous imposant ses priorités et urgences (qui pour elle justifient bien sûr de vous interrompre), votre défi sera de la recadrer et de lui dire “non”.

Un dernier conseil, même si vous identifiez plusieurs “voleurs de temps”, ne les chassez pas tous en même temps : comme dit le dicton, mieux vaut ne pas courir plusieurs lièvres à la fois !

Alors, prêt(e) à relever le défi et à traquer vos voleurs de temps ? Et bien bonne chasse et on se retrouve mardi prochain pour un nouveau défi.